En début d’année, c’est le moment pour les entreprises de faire le point sur les évolutions en matière de droit du travail et de droit social. En effet, elles se doivent de respecter leurs obligations et de s’assurer d’être en conformité avec la réglementation en vigueur. La dernière en date, et pas des moindres, l’obligation pour les employeurs de prendre en considération les arrêts de travail pour maladie non-professionnelle pour le décompte des congés payés de leurs salariés.

Êtes-vous au courant de cette réglementation ? Votre équipe RH est-elle prête et en conformité avec l’évolution de la réglementation RH ?

Référence DRH vous explique tout sur cette nouvelle réglementation des congés payés et sur l’impact de cette dernière sur votre entreprise.

Les congés payés

Le principe des congés payés

Les congés payés correspondent à des jours de repos annuels pour les salariés.

Ils constituent à la fois un droit pour le salarié, mais aussi une obligation pour l’entreprise. En effet, comme le précise l’article L3141-1 du Code du travail, « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur ». Ainsi, tous les salariés bénéficient de congés payés, quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’intérim, etc.), le temps de travail (temps plein ou temps partiel), ou encore leur ancienneté.

Pendant leurs congés payés, les salariés ne perçoivent pas leur rémunération, mais ils ont droit à une indemnité de congés payés.

Le décompte des jours de congés payés acquis s’effectue par mois de travail effectif. Ainsi, le salarié cumule 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Le solde total ne pouvant excéder 30 jours ouvrables (article L3141-3 du Code du travail).

La question repose alors sur la définition du travail effectif. Pour rappel, la durée du travail effectif correspond au « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur, et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. », comme le souligne l’article L3121-1 du Code du travail.

Que se passe-t-il alors en cas d’absence du salarié ? Si l’on s’en tient à cette définition, les périodes d’absence du salarié ne doivent pas être assimilés à du temps de travail effectif, le salarié n’étant pas à la disposition de l’employeur. Cependant, la loi a élargi le champ d’application de l’article L3121-1 du Code du travail sur le temps de travail effectif, en y incluant certaines périodes d’absence considérées comme tel.

Ainsi, selon l’article L3141-5 du Code du travail, les périodes d’absence qui sont considérées comme du travail effectif pour la détermination de la durée du congé sont :

les périodes de congé payé ;
la contrepartie obligatoire en repos des heures supplémentaires ;
les JRTT ;
les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
les congés pour événement familiaux (mariage, Pacs, naissance, décès) ;
les congés de formation (bilan de compétence, projet de transition professionnelle, etc.)
les périodes de suspension du contrat pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an.

Ces dernières permettent alors d’acquérir des congés payés. Mais qu’en est-il des arrêts de travail pour maladie non-professionnelle ?

Évolution de la réglementation

Jusqu’à présent, les arrêts de travail pour maladie non-professionnelle ne permettaient pas de cumuler des jours de congés payés, sauf si un accord collectif le prévoyait.

Des dispositions de la loi qui s’avèrent non conformes au droit de l’Union européenne. En effet, la Cour de Justice de l’UE considère que ces périodes d’incapacité de travail étant imprévisibles et indépendantes de la volonté des salariés doivent également être prise en compte pour le décompte des congés payés. Ainsi, la directive européenne 2003/88/CE (article 7), portant sur le temps de travail, fixe le droit à minima à 4 semaines de congés payés, qu’importe la cause des absences dans la période de référence (maladie professionnelle ou non, accident de travail, etc.).

Aussi, la Cour de cassation, en publiant plusieurs arrêts en la matière, le 13 septembre 2023, incite alors à une réforme législative qui soit alignée sur le droit de l’UE. En effet, même si le Code du travail a permis quelques assouplissements, notamment en assimilant certaines périodes à du temps de travail effectif (article L3141-5), les arrêts de travail pour maladie non-professionnelle en étaient exclus. Seuls ceux pour maladie professionnelle, accident de travail ou de trajet étaient inclus dans le décompte des congés payés, mais limité à une durée d’un an.

Là encore, la Cour de cassation s’est conformée au droit de l’UE. Ainsi, elle précise qu’en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, le salarié pourra continuer de cumuler des congés payés durant l’intégralité de son arrêt de travail, même si celui-ci est supérieur à un an.

Même si les dispositions du Code du travail se révèlent être non conformes aux directives de l’UE, elles n’en restent pas moins inconstitutionnelles. C’est la réponse apportée, le 15 novembre 2023, par le Conseil constitutionnel.

Cependant, une réforme législative pourrait quand même voir le jour avant la fin du premier semestre 2024 pour prendre en considération les décisions de la jurisprudence.

L’impact de cette nouvelle réglementation pour les entreprises

Révision du calcul des droits de congés payés

Tant que la réforme législative n’a pas été établie, il n’est certes pas nécessaire pour les entreprises de modifier les règles d’acquisitions des congés payés. En revanche, il est recommandé de s’y préparer. En effet, cette nouvelle réglementation va venir impacter votre gestion de la paie.

Le calcul des droits à congés payés devra alors prendre en compte deux changements majeurs :

l’acquisition des congés payés même pour les salariés en arrêt de travail pour maladie non-professionnelle ;
l’acquisition des congés payés, et ce tout au long de l’absence du salarié en maladie professionnelle ou en accident du travail (plus de limitation à une durée d’un an).

Mise en place des actions de régularisation

La rétroactivité des droits acquis peut avoir un impact financier non négligeable pour votre entreprise. En effet, au moment voulu, il sera nécessaire de mettre en place des actions de régularisation pour les salariés ayant été en arrêt maladie depuis le 13 septembre 2023. Le risque repose essentiellement sur le choix de la jurisprudence de demander l’application à des périodes antérieures à septembre 2023. Selon Eric Chevée, vice-président chargé des affaires sociales de la Confédération des petites et moyennes entreprises, cela représenterait un coût de 2 milliards d’euros par an.

Cependant, il est possible que la réforme législative s’en tienne aux 4 semaines de congés payés minimum garanties par la directive européenne, ce qui limiterait l’impact financier pour les entreprises. Aussi, même si la jurisprudence européenne accepte les limitations au report des congés non pris pour maladie, la Cour de justice de l’UE (CJUE) fixe cette période à 15 mois. Le législateur devra alors fixer la durée maximale du report ainsi que le délai de prescription applicable en la matière.

Comment gérer cette évolution ?

Même si l’ampleur de l’impact financier dépendra, en grande partie, des décisions prises par le législateur (durée du report et délai de prescription), vous devez, d’ores et déjà, vous préparer à cette réforme législative à venir.

Vous allez recevoir nécessairement des demandes de la part des salariés concernés sur la régularisation de leur compteur de congés payés. Vous ne pouvez pas refuser sous prétexte que la réforme législative ne soit pas encore effective. En revanche, vous pouvez attendre que les salariés concernés vous sollicitent pour effectuer la régularisation.

Sachez que le délai de prescription légale est fixé à 3 ans. En effet, les congés payés ayant un impact sur les salaires (indemnités de congés payés), l’article L3245-1 du Code du travail s’applique. Il est important alors d’estimer l’impact financier de cette réforme sur votre entreprise, en calculant le coût de ces régularisations et d’analyser ensuite les effets de ces dernières sur vos exercices comptables.

Aussi, pour la période d’acquisition des congés payés en cours, il mieux vaut d’ores et déjà régulariser la situation, et prendre en considération les nouvelles règles qui seront applicables en la matière.

Il est indispensable de pouvoir anticiper ce genre d’évolution, celle des réglementations RH au sens large. Les services RH doivent effectuer une veille permanente du droit du travail et du droit social, afin de mettre en place les actions nécessaires et de limiter les impacts sur l’entreprise

Groupe Référence peut vous aider dans votre démarche. Au quotidien, Référence DRH accompagne les PME et ETI dans le pilotage de leur service RH, de la stratégie à sa mise en œuvre avec notre dispositif de DRH et RRH à Temps Partagé Augmenté.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement du Temps Partagé Augmenté, n’hésitez pas à nous contacter directement sur notre site Référence DRH, un de nos experts répondra à toutes vos questions.

Confiez-nous votre projet !