Pour vous en résumé
- L’entretien annuel individuel est un outil essentiel de gestion des ressources humaines, utile pour renforcer la motivation, accompagner la gestion des talents et assurer le suivi des actions de formation.
- Même s’il n’est pas une obligation légale strictement définie par le Code du travail, il constitue souvent un rituel social reconnu, contribuant à la qualité de vie au travail et au bien-être des collaborateurs.
- En veillant à ce que l’entretien soit construit de manière conviviale (trame claire, procédure simple, lieu approprié), vous favorisez des échanges de qualité et renforcez la justice organisationnelle au sein de l’entreprise.
Dans cet article, Référence DRH vous livre ses conseils pour réussir vos entretiens individuels : obligations, bénéfices, évaluation, fixation d’objectifs… Tout ce qu’il faut savoir pour en faire un véritable outil de management et de performance.
L’entretien annuel d’évaluation : un pilier de votre stratégie RH
Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel, aussi appelé entretien individuel ou entretien d’évaluation, est un moment clé du dialogue entre l’entreprise et ses collaborateurs. Il permet de faire le point sur l’année écoulée, d’échanger sur les progrès réalisés, les réussites, mais aussi les axes d’amélioration selon des critères définis.
C’est également l’occasion de fixer de nouveaux repères pour l’année suivante, avec le but de fixer des nouveaux objectifs alignés sur la stratégie de l’entreprise et les aspirations du salarié.
Ce rendez-vous prend tout son sens dans le cadre d’une politique de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ou d’une démarche visant à renforcer votre marque employeur, en valorisant l’écoute et le développement des talents.
Pourtant, l’entretien annuel reste parfois mal perçu par les collaborateurs, qui le jugent peu utile ou mal préparé. Alors, comment redonner du sens à l’entretien annuel pour le rendre véritablement engageant et porteur de valeur ?
L’entretien annuel en entreprise est-il une obligation ?
Contrairement à une croyance courante, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale, sauf si une règle interne, un accord collectif ou un accord de branche en prévoit l’organisation.
Toutefois, il devient obligatoire de fait si vous le réalisez pour certains salariés : vous devez alors le proposer à tous, afin d’éviter une inégalité de traitement.
En revanche, l’entretien professionnel est une obligation légale inscrite dans le Code du travail depuis la loi du 5 mars 2014. Il doit être mené tous les deux ans et s’inscrit dans une logique d’évolution professionnelle.
Quelle différence entre entretien d’évaluation et entretien d’évolution professionnel ?
L’entretien d’évaluation permet de faire le point sur le travail réalisé par le collaborateur, d’évaluer ses compétences, de mesurer l’atteinte des objectifs fixés et d’aborder sa motivation. C’est également l’occasion d’identifier ses attentes, ses éventuelles difficultés et de mieux comprendre sa situation au sein de l’entreprise. Il constitue un bilan annuel structurant et un temps d’échange privilégié entre le salarié et son manager.
L’entretien professionnel, quant à lui est plus encadré dans ses obligations et a pour objectif de favoriser l’employabilité de tous que ce soit dans votre entreprise ou à l’extérieur. Il permet de faire connaitre les dispositifs de formation existants (notamment le Compte de Formation), d’encourager le développement des compétences des salariés à long terme. En cas d’absence de sa réalisation, le salarié est en droit de saisir les Prud’Hommes à ce sujet.
Ces deux entretiens sont complémentaires, mais doivent rester distincts, notamment dans leur modèle de documents utilisés, le compte rendu remis à la personne, pour respecter les obligations légales (notamment vis-à-vis des OPCO).
Comment mettre en place des entretiens d’évaluation annuels au sein de son entreprise ?
Pour réaliser des entretiens annuels individuels au sein de votre organisation, certaines étapes clés doivent être réalisées en amont :
- Informer le comité social CSE (pour les entreprises de plus de 11 salariés). C’est obligatoire car les entretiens peuvent générer du stress et de la pression psychologique. De plus les évaluations peuvent avoir une incidence sur l’évolution de carrière et/ou la rémunération des collaborateurs.
- Informer les équipes sur les conditions de l’évaluation professionnelle : quelles sont les méthodes qui seront utilisées pour conduire cet entretien ? quels seront les principaux points abordés (suivi des compétences, des objectifs, des difficultés rencontrés, souhaits de formation, point sur les motivations )?
💡 A savoir : une fois les entretiens individuels instaurés dans l’organisation, le salarié ne pourra se soustraire à ce rendez-vous s’il a eu pleinement connaissances de tous les éléments. S’il refuse, son geste sera considéré comme un acte d’insubordination.
Une opportunité pour l’entreprise et les collaborateurs
Les bénéfices pour l’entreprise :
- Identifier les projets et missions des collaborateurs et vérifier leur alignement avec la stratégie générale ;
- Apprécier la performance et la qualité des résultats obtenus, selon des critères objectifs.
- Optimiser la gestion des ressources humaines, en lien avec la politique salariale et les conditions de travail.
Les bénéfices pour l’employé :
- S’exprimer librement sur son poste, son bien-être, sa satisfaction professionnelle et les éventuelles difficultés rencontrées, dans un cadre d’écoute active ;
- Prendre du recul sur son parcours et sur l’ensemble de ses compétences, en identifiant des axes de développement ;
- Se projeter dans l’année suivante avec des objectifs clairs ;
- Se renseigner sur les possibilités d’évolution professionnelle, les modalités de rémunération ainsi que sur les perspectives de formation et de mobilité interne.
Enfin, pour le manager qui réalise l’entretien, il pourra faire le point sur la stratégie déployée au sein de son équipe, sur les axes d’amélioration à apporter pour augmenter l’efficacité collective et clarifier les responsabilités et tâches de chacun, tout en renforçant la cohésion de l’équipe.
Quelques étapes clés pour réussir vos entretiens d’évaluation annuels
L’entretien annuel ne doit plus être vu comme une simple formalité administrative. Il doit plutôt être perçu comme un moment où l’on met en avant l’employé et ses réalisations. Afin d’optimiser l’impact de l’entretien, il est essentiel de soigner sa préparation.
Voici les bonnes pratiques à adopter avant et pendant son déroulement.
Transmettre
Transmettre au collaborateur une fiche d’autoévaluation pour lui permettre de prendre du recul par rapport à son travail. Cette fiche aidera le manager à comprendre comment le salarié se perçoit. Vous aurez ainsi sa vision sur son travail et ses résultats.Elle permet également de lancer la discussion le jour J sur une base commune et de promouvoir une certaine transparence entre le manager et le salarié.
Evaluer
Demander aux pairs d’évaluer le collaborateur d’un point de vue objectif.Ils pourront transmettre un autre regard sur le salarié et permettre au manager de relever d’autres axes d’amélioration pour ce dernier.
Aborder
Préparer une fiche répertoriant les sujets à aborder lors de l’entretien avec le manager. Celui comprend généralement :
- Une discussion sur la réalisation des objectifs et leur niveau d’atteinte
- Un échange sur les réussites et les échecs : quels ont été les accomplissements du collaborateur ? Et au contraire où a-t-il rencontré des difficultés ? Quels sont les futurs projets qu’il souhaite mener ?
- Evaluer les compétences : actuelles et celles qu’il souhaiterait développer
- Déterminer son niveau de bien-être en entreprise : dispose-t-il de toutes les ressources pour effectuer à bien son travail ? Se sent-il assez valorisé ?…
- Définir les prochains objectifs pour l’année N+1
Les conseils de nos experts de Référence DRH
Il est préférable de répartir des moments d’échanges en tête-à-tête avec vos collaborateurs sur l’ensemble de l’année afin d’y voir plus clair au moment de l’entretien annuel et ainsi repérer davantage les évolutions de vos collaborateurs. Certaines entreprises réalisent des entretiens individuels trimestriels plus court (30 minutes) afin de vérifier que les objectifs sont atteignables et si besoin les corriger.
A l’issue de de l’année, l’effet tunnel n’est pas présent et le pilotage managérial s’en trouve amélioré. L’entretien individuel est un moment d’échange privilégié, il est important d’y consacrer du temps, de la disponibilité et un environnement propice à celui-ci.
Le saviez-vous ?
Utiliser un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) peut vous faire gagner en temps et en performance.
Cet outil permet de centraliser tous vos entretiens et évaluations pour chacun de vos collaborateurs. Le service RH, les managers et les collaborateurs pourront y avoir accès pour étudier les données. Cet outil permet ainsi d’optimiser le suivi des évaluations et l’exploitation des résultats. Il sera également possible de comparer les entretiens déjà réalisés avec un collaborateur et constater son évolution. Des solutions françaises plug-and-play comme Kammi ou Lucca existent.
FAQ
L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?
Non, l’entretien annuel n’est pas imposé par le Code du travail, sauf s’il est prévu dans une convention collective, un accord d’entreprise, ou s’il est appliqué de manière systématique (dans ce cas, il doit être proposé à tous les salariés pour garantir l’équité).
En revanche, l’entretien professionnel, qui porte sur l’évolution de carrière et les perspectives de formation, est obligatoire tous les deux ans.
Qu’est-ce que l’entretien d’évolution professionnel ?
L’entretien professionnel est un dispositif légal distinct de l’entretien d’évaluation. Il vise à faire le point sur les perspectives d’évolution du salarié, ses aspirations professionnelles, les formations nécessaires et les possibilités de mobilité interne. Il s’inscrit dans une logique de développement des compétences et d’employabilité. Il doit être organisé au moins tous les deux ans, et faire l’objet d’un compte rendu formalisé.
Comment préparer un entretien d’évaluation annuel ?
Une bonne préparation est essentielle pour garantir l’efficacité de l’entretien. Il convient de :
- Transmettre une fiche d’autoévaluation au salarié pour l’aider à prendre du recul sur son activité ;
- Collecter les données utiles : objectifs fixés, résultats obtenus, éléments de contexte ;
- Prévoir une grille de critères d’évaluation claire et partagée ;
- Identifier les sujets à aborder : réussites, difficultés, attentes, axes d’amélioration, besoins de formation ;
- Créer un cadre d’échange bienveillant, confidentiel, propice au dialogue.
L’entretien doit aboutir à un compte rendu clair, signé par les deux parties, et exploitable dans le cadre de la gestion des talents et de la GPEC.
