Pourquoi choisir l’externalisation de la paie pour sa PME ?

La paie est un sujet RH incontournable et même l’un des plus importants pour l’entreprise… Aucun retard ne peut être toléré au risque d’engendrer certains mécontentements de la part des salariés. Une mauvaise gestion de la paie peut également conduire à de nombreux contentieux avec les salariés en cas d’erreurs (prud’homme) ou à des conséquences financières graves si des contrôles sociaux sont effectués (contrôle URSSAF)…

La paie doit être le miroir du contrat de travail signé avec le salarié. En cas de non-respect, le collaborateur pourrait éprouver une perte de confiance envers son employeur, voire se retourner contre lui.

Au-delà d’être traitée correctement, la paie doit répondre à plusieurs enjeux :

• • Elle doit être conforme vis-à-vis des législations sociales en vigueur (Convention Collectives, Droit du travail, Mentions obligatoires). Pour sécuriser vos pratiques et suivre les évolutions réglementaires, vous pouvez vous référer au Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), qui centralise toute la doctrine officielle.
    La paie doit aussi être conforme vis-à-vis du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), avec la dématérialisation et la sécurisation des données.
    Pour cela, il est nécessaire de rester informé continuellement des nouvelles évolutions légales et conventionnelles, des accords d’entreprise, etc.

• • Elle doit être organisée : La qualité de la gestion de paie se reflétera dans l’organisation de son traitement (selon un calendrier précis) : il faudra respecter la date des versements des salaires et respecter le traitement et l’envoi des charges sociales. Le fait de créer une certaine récurrence permettra de rassurer les collaborateurs.
    Enfin, il faut une certaine organisation au niveau de l’équipe des gestionnaires en charge de la paie : prise en charge des dossiers, veille sociale, expertise… La paie ne doit pas devenir le souci majeur du salarié dans son entreprise.

• • Elle doit être fiable : Sécuriser les données des utilisateurs est l’un des plus grands enjeux auxquels doivent faire face les entreprises avec la dématérialisation des fiches de paie. L’idée est d’utiliser des outils adaptés et performants pour éviter les mauvaises surprises comme la perte des données ou encore le piratage. Être en lien avec un informaticien ou avoir les compétences informatiques requises pour assurer la sécurisation des données sera un réel avantage pour vous et votre entreprise.

Faut-il opter pour l’externalisation de la paie ? Quels sont les besoins et les critères à prendre en compte dans sa prise de décision ?

Plusieurs contextes peuvent vous amener à vouloir externaliser votre paie :

• Vous n’avez pas de DRH ou de service paie
• Vous souhaitez faire appel à un spécialiste de la paie et des RH
• Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous vous occupez de la gestion de la paie, vous avez besoin d’externaliser cette tâche pour gagner du temps et vous recentrer sur votre cœur d’activité.

Pour savoir s’il est judicieux d’externaliser sa paie, il faudra regarder comment la paie est organisée en interne dans votre entreprise. Il n’y a pas de règles absolues, c’est avant tout un choix d’entreprise.

L’externalisation de la paie est judicieuse quand les effectifs de votre entreprise ne nécessitent pas la présence permanente d’un gestionnaire de paie.

Plusieurs exemples :

1. Prestataire de paie externe et RH traitées en interne par le dirigeant
2. Prestataire de paie externe et RH traitées en interne via un DRH en temps partagé
3. Service paie en interne et RH traitées en interne par le dirigeant
4. Service paie en interne et RH traitées en interne via un DRH en temps partagé
5. Service RH interne complet (équipe paie + RH)

Pour prendre la bonne décision, il faut prendre en compte : les coûts, l’organisation, les besoins & les attentes, le temps à consacrer…
Il faut également rester vigilant sur les tarifs « au bulletin » : si vous voulez de la qualité, cela aura toujours un coût. 

Posez-vous les bonnes questions :

• Qui sont les personnes qui traitent mes paies ?
• Quelle est leur formation, leur parcours, leur expertise ?
• Sont-elles disponibles, joignables en cas de questions ou de problèmes ?
• Combien de dossiers gèrent-ils ?
• Qu’est-ce que je veux pour mon entreprise et pour ma politique sociale ?

Externaliser la paie de son entreprise est un choix. Voici un listing des avantages & des inconvénients de cette solution pour vous aider dans votre prise de décision :

Les avantages de l’externalisation de la paie :

• Un gain de temps considérable pour le dirigeant ou pour l’expert-comptable qui avait à sa charge cette mission.
• Des économies : votre entreprise n’a pas à subir le coût d’un logiciel en interne, les frais de recrutement ou la formation de son personnel.
• Une personne spécialiste de la paie et/ou des RH, dédiée en partie à votre société, est à vos côtés.
• Des outils adaptés et performants sont mis en place en fonction des besoins de votre entreprise.
• Une veille sociale permanente.

Les inconvénients de l’externalisation de la paie :

• Il y a beaucoup de prestataires de paie sur le marché, il vous faut donc trouver celui qui correspondra à vos attentes, vos besoins, vos exigences… (tarifs, outils, support…)
• Vous n’êtes pas le seul client : l’entreprise prestataire va gérer la paie de plusieurs entreprises. De ce fait, des délais de traitement ou d’attente doivent être connus et maitrisés pour éviter les déconvenues.
• Des gestionnaires « trop chargés » de dossiers différents (démultiplication des conventions collectives, des accords d’entreprises…) peut entrainer des confusions, des erreurs de traitement. Le cabinet doit être très bien organisé et avoir un interlocuteur en interne chez le client pour le contrôle des informations.
• Absence de compétences juridiques et sociales en interne.
• Dépendance envers son prestataire.

Comme dans tout, il y a toujours des points positifs et négatifs, le tout est de trouver la solution adaptée à son entreprise.

Emilie Demoulin, DRH à Temps Partagé Augmenté accompagne les dirigeants de PME dans la gestion de leur paie, elle témoigne :

«Je travaille depuis 20 ans dans le domaine des Ressources Humaines, et plus particulièrement sur les aspects de la paie et de la gestion administrative des salariés, et j’ai rejoint Référence DRH en 2020 en tant que DRH à Temps Partagé Augmenté.

Dans mon quotidien, j’accompagne les TPE ET PME dans leur gestion et leur stratégie RH.

Mes secteurs de prédilection sont l’audiovisuel, la prestation technique, l’industrie, la restauration et le service.

J’interviens dans les entreprises entre quelques heures et quelques jours par mois en fonction de leur taille, de leurs besoins et de leurs exigences :

• Soit en tant que Service RH externalisé (DRH externalisé + Gestion de la paie et de l’administration du personnel)
• Soit en tant que Cabinet de paie pour le traitement de la paie et des charges sociales.

Travailler avec moi cela signifie commencer par se connaitre en prenant rendez-vous afin que je puisse savoir si je suis en mesure de répondre à vos besoins, attentes et exigences.

Puis ce sera la mise en place d’un plan d’action RH et de mise en conformité pour traiter tous les sujets RH attendus avec professionnalisme, rigueur et bon sens.

Enfin, ce seront des RDV plus ou moins espacés avec le dirigeant pour faire un point régulier sur l’avancement des dossiers, les nouveaux besoins de l’entreprise… Et avoir le plaisir de travailler ensemble. »

Référence DRH met à disposition des PME & ETI françaises des Directeurs des Ressources Humaines à Temps Partagé Augmenté pour les accompagner dans leur gestion de la paie. Nos experts sont augmentés par l’expérience et la pluri-expertise de toute une communauté. Ils peuvent également intervenir pour structurer vos Ressources Humaines, mettre en conformité votre entreprise ou obtenir un suivi opérationnel dans la durée.