Êtes-vous conforme à la réglementation congés payés? Référence DRH vous informe sur les dernières obligations en droit du travail pour assurer la conformité de votre entreprise !
En résumé dans cet article
- La jurisprudence européenne et nationale conduit à reconnaître l’acquisition de congés payés pendant certains arrêts de travail (y compris cause de maladie non professionnelle), ce qui influe sur le calcul des droits et la gestion de la paie.
- Un salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables par mois, soit jusqu’à 30 jours ouvrables par an ; la réforme peut imposer des régularisations rétroactives.
- La directive européenne 2003/88/CE fixe un minimum de 4 semaines de congés payés et la CJUE encadre le report des congés non pris (périodes de référence et durée du report).
- Les entreprises doivent préparer des actions de régularisation (coût, délai de prescription, suivi des compteurs) : le délai légal de prescription applicable est de 3 ans pour les congés payés/salaires.
- Anticiper la mise à jour des contrats, conventions et règles internes (dates de prise des congés payés, périodes de référence, règles de période de report) est indispensable pour limiter l’impact financier.
En début d’année, c’est le moment pour les entreprises de faire le point sur les évolutions en matière de droit du travail et de droit social (Code du trav.). En effet, elles se doivent de respecter leurs obligations et de s’assurer d’être en conformité avec la réglementation en vigueur. La dernière en date, et pas des moindres, l’obligation pour les employeurs de prendre en considération les arrêts de travail pour cause de maladie non-professionnelle pour le décompte des congés payés de leurs salariés. Pour l’employeur, cela implique d’anticiper le report éventuel des congés, l’ordre des départs, la période de prise, et de sécuriser la conformité avec la loi et les contrats de travail.
Depuis la loi du 22 avril 2024, un salarié acquiert désormais un droit à un congé même lorsqu’il est en arrêt de travail pour maladie non professionnelle. Cette évolution oblige les entreprises à adapter leur gestion de la paie, du nombre de jours acquis, et à prévoir les modalités de période de report ou de congés payés imposés.
Référence DRH vous explique tout sur cette nouvelle réglementation des congés payés et sur l’impact de cette dernière sur votre entreprise.
Les congés payés
Le principe des congés payés
Les congés payés correspondent à des jours de repos annuels pour les salariés.
Ils constituent à la fois un droit à un congé pour le salarié, mais aussi une obligation pour l’entreprise. En effet, comme le précise l’article L3141-1 du Code du travail, « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur ». Ainsi, tous les salariés bénéficient de congés payés, quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’intérim, etc.), le temps de travail (temps plein ou temps partiel), ou encore leur ancienneté.
Pendant leurs congés payés, les salariés ne perçoivent pas leur rémunération, mais ils ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés.
Le décompte des jours de congés payés acquis s’effectue par mois de travail effectif. Ainsi, le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois, soit un nombre de jours maximum de 30 jours ouvrables par an. La période légale impose également un minimum de 12 jours consécutifs et un maximum de 24 jours consécutifs de repos, sauf dispositions spécifiques prévues par une convention ou un accord collectif.
La question repose alors sur la définition du travail effectif. Pour rappel, la durée du travail effectif correspond au « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur, et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. », comme le souligne l’article L3121-1 du Code du travail. Ces règles s’appliquent dans le cadre du contrat de travail et des dispositions d’ordre public.
Que se passe-t-il alors en cas d’absence du salarié ? Si l’on s’en tient à cette définition, les périodes d’absence du salarié ne doivent pas être assimilés à du temps de travail effectif, le salarié n’étant pas à la disposition de l’employeur. Cependant, la loi a élargi le champ d’application de l’article L3121-1 du Code du travail sur le temps de travail effectif, en y incluant certaines périodes d’absence considérées comme tel.
Ainsi, selon l’article L3141-5 du Code du travail, les périodes d’absence qui sont considérées comme du travail effectif pour la détermination de la durée du congé sont :
les périodes de congé payé ;
- la contrepartie obligatoire en repos des heures supplémentaires ;
- les JRTT ;
- les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
- les congés pour événement familiaux (mariage, Pacs, naissance, décès) ;
- les congés de formation (bilan de compétence, projet de transition professionnelle, etc.)
- les périodes de suspension du contrat pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an.
Ces dernières permettent alors d’acquérir des congés payés. Mais qu’en est-il des arrêts de travail pour cause de maladie non-professionnelle ? Selon l’emploi occupé et l’entreprise, l’ordre de prise et le report du congé principal peuvent être encadrés par des dispositions spécifiques.
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Évolution de la réglementation des congés payés
Jusqu’à présent, les arrêts de travail pour cause de maladie non-professionnelle ne permettaient pas de cumuler des jours de congés payés, sauf si un accord collectif le prévoyait.
Des dispositions de la loi qui s’avéraient non conformes au droit de l’Union européenne. En effet, la Cour de Justice de l’UE considère que ces périodes d’incapacité de travail étant imprévisibles et indépendantes de la volonté des salariés doivent également être prises en compte pour le décompte des congés payés. Ainsi, la directive européenne 2003/88/CE (art. 7), portant sur le temps de travail, fixe le droit à minima à 4 semaines de congés payés, qu’importe la cause des absences dans la période de référence (maladie professionnelle ou non, accident de travail, etc.).
Aussi, la Cour de cassation, en publiant plusieurs arrêts en la matière, le 13 septembre 2023, incite alors à une réforme législative qui soit alignée sur le droit de l’UE. En effet, même si le Code du travail a permis quelques assouplissements, notamment en assimilant certaines périodes à du temps de travail effectif (art L3141-5 du Code du trav.), les arrêts de travail pour maladie non-professionnelle en étaient exclus. Seuls ceux pour maladie professionnelle, accident de travail ou de trajet étaient inclus dans le décompte des congés payés, mais limité à une durée d’un an.
Là encore, la Cour de cassation s’est conformée au droit de l’UE. Ainsi, elle précise qu’en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, le salarié pourra continuer de cumuler des congés payés durant l’intégralité de son arrêt de travail, même si celui-ci est supérieur à un an. Cette évolution s’inscrit dans l’ordre public social, afin de garantir les droits fondamentaux du salarié.
Même si les dispositions du Code du travail se révèlent être non conformes aux directives de l’UE, elles n’en restent pas moins inconstitutionnelles. C’est la réponse apportée, le 15 novembre 2023, par le Conseil constitutionnel.
Cependant, une réforme législative pourrait quand même voir le jour avant la fin du premier semestre 2024 pour prendre en considération les décisions de la jurisprudence. La date d’entrée en vigueur et la période transitoire devront préciser les modalités de report et de régularisation.
L’impact de cette nouvelle réglementation pour les entreprises
Révision du calcul des droits de congés payés
Tant que la réforme législative n’a pas été établie, il n’est certes pas nécessaire pour les entreprises de modifier les règles d’acquisitions des congés payés. En revanche, il est recommandé de s’y préparer. En effet, cette nouvelle réglementation va venir impacter votre gestion de la paie.
Le calcul des droits à congés payés devra alors prendre en compte deux changements majeurs :
- l’acquisition des congés payés même pour les salariés en arrêt de travail pour maladie non-professionnelle ;
- l’acquisition des congés payés, et ce tout au long de l’absence du salarié en maladie professionnelle ou en accident du travail (plus de limitation à une durée d’un an).
Mise en place des actions de régularisation
La rétroactivité des droits acquis peut avoir un impact financier non négligeable pour votre entreprise. En effet, au moment voulu, il sera nécessaire de mettre en place des actions de régularisation pour les salariés ayant été en arrêt maladie depuis le 13 septembre 2023. Le risque repose essentiellement sur le choix de la jurisprudence de demander l’application à des périodes antérieures à septembre 2023. Selon Eric Chevée, vice-président chargé des affaires sociales de la Confédération des petites et moyennes entreprises, cela représenterait un coût de 2 milliards d’euros par an.
Cependant, il est possible que la réforme législative s’en tienne aux 4 semaines de congés payés minimum garanties par la directive européenne, ce qui limiterait l’impact financier pour les entreprises. Aussi, même si la jurisprudence européenne accepte les limitations au report des congés non pris pour maladie, la Cour de justice de l’UE (CJUE) fixe cette période à 15 mois. Le législateur devra alors fixer la durée maximale du report ainsi que le délai de prescription applicable en la matière.
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RH : comment gérer l’évolution de la législation sur les congés payés?
Même si l’ampleur de l’impact financier dépendra, en grande partie, des décisions prises par le législateur (durée du report et délai de prescription), vous devez, d’ores et déjà, vous préparer à cette réforme législative à venir.
Vous allez recevoir nécessairement des demandes de la part des salariés concernés sur la régularisation de leur compteur de congés payés. Vous ne pouvez pas refuser sous prétexte que la réforme législative ne soit pas encore effective. En revanche, vous pouvez attendre que les salariés concernés vous sollicitent pour effectuer la régularisation.
Sachez que le délai de prescription légale est fixé à 3 ans. En effet, les congés payés ayant un impact sur les salaires (indemnités de congés payés), l’article L3245-1 du Code du travail s’applique. Il est important alors d’estimer l’impact financier de cette réforme sur votre entreprise, en calculant le coût de ces régularisations et d’analyser ensuite les effets de ces dernières sur vos exercices comptables. Selon l’établissement et l’emploi, les dates et l’ordre des départs en congé devront être clarifiés pour sécuriser les plannings, notamment lorsqu’il s’agit de poser des congés consécutifs.
Aussi, pour la période d’acquisition des congés payés en cours, il mieux vaut d’ores et déjà régulariser la situation, et prendre en considération les nouvelles règles qui seront applicables en la matière. L’employeur doit documenter ces dispositions dans le contrat de travail ou une note interne et organiser la gestion des reports éventuels. Il est indispensable de pouvoir anticiper ce genre d’évolution, celle des réglementations RH au sens large. Les services RH doivent effectuer une veille permanente du droit du travail et du droit social, afin de mettre en place les actions nécessaires et de limiter les impacts sur l’entreprise
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F.A.Q
Quelles sont les principales nouveautés de la loi sur les congés payés en 2024 ?
Les évolutions à retenir concernent surtout la prise en compte des arrêts de travail dans le calcul des droits à congés et la clarification des périodes de référence. Cela implique des ajustements dans les contrats, les dispositions conventionnelles et la gestion de la paie.
Combien de jours de congés payés un salarié peut-il cumuler par an ?
En pratique, la règle usuelle est 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit un total maximum de 30 jours ouvrables par an. Selon les conventions, des modalités différentes peuvent exister.
Peut-on prendre des congés payés pendant un arrêt maladie ?
Oui. La règle a évolué : certains arrêts ouvrent désormais droit à des congés, y compris la maladie non professionnelle suivant la jurisprudence récente.
Comment la nouvelle loi impacte-t-elle les congés pendant un congé maternité ?
Le congé maternité reste assimilé à du travail effectif pour l’acquisition de droits, avec une continuité renforcée dans certains cas.
Les congés payés sont-ils désormais reportables automatiquement ?
Non, le report automatique dépend de la législation, de la convention collective et des règles internes de l’entreprise.
Un employeur peut-il refuser une demande de congés ?
Oui, mais sous conditions : il peut fixer les dates et l’ordre des départs pour des raisons organisationnelles, dans le respect des règles et délais de prévenance.
